Как работает бухгалтерский аутсорсинг

Эта статья написана, чтобы помочь предпринимателям разобраться, как работает аутсорсинг бухгалтерии.

При общении с предпринимателями выяснилось, что многие их них совсем не понимают, как устроен аутсорсинг бухгалтерии. Казалось бы, что рынок аутсорсинга «перенасыщен» и о нём не знает только ленивый. Но на самом деле все оказалось совсем не так.

Существует 2 вида аутсорсинговых компаний:

«Начальный уровень аутсорсинга» — это когда независимый бухгалтер-аутсорсер самостоятельно или с помощью команды из 2-3 человек оказывает услуги по ведению бухгалтерии. Обычно вся бухгалтерская работа выполняется этим одним человеком. Один бухгалтер ведет бухгалтерию, что называется «от первички до баланса»: общаются с клиентами, считают зарплату, вводят первичную документацию и составляют отчетность. Это бухгалтеры-универсалы или мастера на все руки.
Как правило, стоимость услуг у таких бухгалтеров будет не высокая, а на обслуживании клиенты из сегмента малого и среднего бизнеса.
Это весьма хорошая альтернатива штатному бухгалтеру, ведь в этом случае ваш, пока еще не большой бизнес, может получить действительно качественное бухгалтерское обслуживание.
Плюсы:
Такой аутсорсер знает о вашем бизнесе всё, понимает все участки учета и работает с полным включением в ваш бизнес. Это практически ваш штатный бухгалтер, но находится не в одном с вами кабинете.
Минусы:
Обслуживание крупного бизнеса для таких бухгалтерских компаний может стать серьезной проблемой. Потому, что при сложном проекте такие аутсорсеры, могут допускать много ошибок, ведь у них пока не отлажены все бизнес-процессы, вряд ли внедрен «регламент оказания бухгалтерских услуг» и не хватает рук для выполнения некоторых сложных бухгалтерских задач.
Очень часто компании начального уровня набирают клиентов больше, чем способны обслужить. В погоне за быстрой прибылью обычно страдает качество услуг.


Компании из «начального уровня аутсорсинга» хороши для ИП и ООО с простым видом бизнеса (оказание услуг, оптовая и розничная торговля).

Если ваш бизнес имеет оборот в несколько сотен млн. руб в год, то вам лучше подойдет «аутсорсинг конвейерного типа». При такой модели бизнес-процессов аутсорсинга бухгалтерии за каждым конкретным участком учета закреплен отдельный специалист.
Работа с заявками — один сотрудник, работа с первичкой — второй сотрудник, подготовка отчетов — третий сотрудник и так далее.

Это компании, которые уже прошли начальный уровень и «укрупняются», нанимая более узких специалистов под конкретные задачи. На данном этапе внедряется стандартизация процессов (регламент оказания услуг). Происходит работа над повышением качества услуг и эффективности процесса оказания услуг.

Плюсы: Такие компании качественно обслуживают крупный бизнес.
Минусы: Отсутствует индивидуальный подход к вашему бизнесу, ведь ваш бизнес обслуживает конвейер, все процессы сводятся к типовым.

К выбору аутсорсера нужно походить очень внимательно, учесть, какой результат вы ходите получить. В зависимости от размера вашей компании может потребоваться разный формат обслуживания, уровень квалификации персонала и необходимые навыки. Поэтому лучше уточнить у аутсорсинговой компании с какими клиентами они обычно работают.

Как происходит взаимодействие с бухгалтерией на аутсорсинге.

В 97% случаев все взаимодействие с бухгалтерией происходит удаленно.
Сейчас, в 2021 году, практически всю бухгалтерскую работу можно выполнить удаленно, присутствие бухгалтера в офисе не требуется.
Для связи практически все бухгалтерские компании используют мессенджеры WhatsApp и Telegram. Для видеосвязи используют Zoom и Skype. Также используется мобильная связь и электронная почта. Некоторые компании используют Битрикс24, Мегаплан, Планфикс и другие планировщики или собственные разработки.
Если у вас возник вопрос или задача для бухгалтера, то вы заходите в чат WhatsApp или Telegram и пишите, что требуется сделать.

Иногда вам нужен сотрудник в офисе, который будет заниматься первичными документами: отправлять документы, получать и сканировать документы. Но это НЕ работа бухгалтера — это работа офис-менеджера. Поэтому нет смысла держать «дорогого» сотрудника, чтобы он выполнял низкоквалифицированную работу.

Практически весь документооборот можно перевести в ЭДО — сканировать, отправлять оригиналы документов контрагентам курьерами или почтой в этом случае вообще не придется.

Когда вы заключаете договор на обслуживание с аутсорсинговой компанией, то все внутренние операции по бухгалтерии берет на себя аутсорсинговая компания. 

Вам не нужно заниматься поиском и наймом бухгалтера, обучать сотрудника, искать замену на период отпуска или увольнения.

При сотрудничестве с аутсорсинговой компанией вы не платите за тот период, когда нет задач для бухгалтера (период простоя). Бухгалтерия на аутсорсинге работает с оплатой за результат. Аутсорсинг используют в самом начале бизнеса или когда нет желания заниматься операционкой в непрофильном отделе компании. Вместо развития собственной бухгалтерской службы занимаетесь развитием вашего бизнеса, маркетингом, улучшением продукта.

Весь процесс можно свести к минимуму: вы ставите задачу, аутсорсинговая компания берет задачу в работу и решает ее без вашего активного участия, вы получаете готовый результат.

Вы должны осознавать, что когда передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то ответственность за принятие бухгалтерских решений несете самостоятельно. Суммы налогов аутсорсер согласует с вами перед отправкой отчетности. Если вы примете решение об искажении финансовых данных, то и ответственность за это будет вашей. Без вашего финального утверждения аутсорсинговая компания ничего не отправляет. Конечное решение всегда за вами.

Если произойдет доначисление налоговой по вине аутсорсинговой компании, то большинство компаний возместит ущерб (Штрафы и пени), доначисление налогов производится только за ваш счет.

От чего зависит стоимость аутсорсинга

Чем больше времени сотрудники аутсорсера затрачивают на выполнение задач, тем больше стоимость услуг.
Логика простая: чем больше документов, сотрудников, сложнее система налогообложения, присутствует специфика (Валютные операции, ВЭД, лизинг), тем больше стоимость аутсорсинга бухгалтерии, так как затраты времени увеличиваются.