Факсимиле

Факсимиле — печать-клише, заменяющий собственноручную подпись. Очень удобный инструмент. При правильном использовании факсимиле сократит ваше время, а при неправильном приведет к проблемам.

Что можно подписывать факсимиле

Статья 160 Гражданского кодекса РФ, пункт 2 позволяет использование факсимильного воспроизведения подписи при совершении сделок. В договорных отношениях порядок использования факсимиле не установлен, но его можно закрепить в соглашении сторон.

Чтобы использовать факсимиле для подписания договоров, актов, счетов, накладных и пр. нужно сначала заключить соглашение об использовании факсимиле.

Пример
Соглашение об использовании факсимиле

г. Москва 11.02.2020

Об­ще­ство с огра­ни­чен­ной от­вет­ствен­но­стью «Авангард» в лице директора Э.М. Узуновой, дей­ству­ю­щей на ос­но­ва­нии Устава, и Об­ще­ство с огра­ни­чен­ной от­вет­ствен­но­стью «Прогресс» в лице А.Ю. Подольского, дей­ству­ю­ще­го на ос­но­ва­нии доверенности №17 от 09.01.2020, до­го­во­ри­лись о воз­мож­но­сти ис­поль­зо­ва­ния фак­си­миль­но­го вос­про­из­ве­де­ния под­пи­сей своих пред­ста­ви­те­лей при под­пи­са­нии до­го­во­ров, актов, сче­тов, тре­бо­ва­ний и иных до­ку­мен­тов (кроме сче­та-фак­ту­ры), свя­зан­ных с ис­пол­не­ни­ем до­го­во­ра.

Что нельзя подписывать факсимиле

Налоговые декларации

Бухгалтерскую отчетность

Банковские документы

Доверенности

Счет-фактуры

В этих случаях соглашение об использовании факсимиле просто не с кем заключать (исключение — счет-фактура).

Не смотря на то, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не содержит прямого запрета на использование факсимиле при подписании счет-фактур и первичной документации — налоговики считают, что использовать факсимиле нельзя. И с ними согласны суды. Определение ВС РФ от 16.07.2021 г. 307-ЭС21-10502 — ВС РФ отказал организации в вычете НДС организации по счетам-фактурам, оформленным с использованием факсимиле.

Вопрос конечно спорный. Но если хотите избежать споров и судов, то при подписании счетов-фактур и бухгалтерской первички лучше не использовать факсимиле. В большинстве случаев проще оформить доверенность на право подписи. А еще лучше использовать ЭЦП и электронный документооборот.