Электронный документооборот

Электронный документооборот — современный и эффективный инструмент для ведения бизнеса с высокой степенью оперативности.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — это обмен первичными документами между организациями без использования бумажных носителей, они формируются в электронном виде и передаются по ТКС (телекоммуникационным каналам связи).

Электронный документ — это файл документа, который можно создать в любом редакторе. Обмениваются электронными документами организации через операторов ЭДО.

Оператор ЭДО — одобренный налоговой оператор, который контролирует формат сообщений, гарантирует доставку документов и хранит архив электронных документов. Список операторов можно посмотреть здесь.
По своей сути, это электронная почта, где в роли почтальона выступает именно одобренный ФНС оператор ЭДО.

Достоинства ЭДО

Плюсы.
Снижение затрат времени, труда и финансов на создание документа, его отправку и хранение.
Работа с документами удаленно в любое время и из любого места.
Возможность упорядочить документооборот.
Документ невозможно потерять или испортить. Документ можно восстановить даже в случае его удаления.

Минусы.
Если у вашего контрагента отсутствует ЭДО, то вам придется поддерживать и бумажный и электронный документооборот.
Финансовые затраты на приобретение и обслуживание системы ЭДО.
Необходимость обучить персонал, который будет работать с ЭДО.

Виды электронной подписи

Только документ имеющий обязательные реквизиты и подписанный электронной подписью будет иметь юридическую силу.
Что такое электронная подпись? Электронная подпись — это информация, которая присоединяется к электронному документу и с помощью которой можно идентифицировать того, кто подписал этот электронный документ. При создании и проверке электронной подписи используется уникальная последовательность символов — ключ электронной подписи.

Виды подписей:
Простая — содержится в электронном документе и удостоверяет того, кто подписал документ с помощью специальных кодов. Простая подпись не имеет юридической силы. (Пример использования — сайт госуслуг).
Усиленная неквалифицированная — идентифицирует отправителя и защищает документ от несанкционированных изменений. (Пример использования — Клиент-банк).
Усиленная квалифицированная — самый защищённый вид электронной подписи. Документ подписанный такой подписью имеет такую же юридическую силу, как и собственноручно подписанный бумажный документ. Выдается аккредитованными удостоверяющими центрами и ФНС с 01.07.2021 года. (Пример использования — сдача отчетности в ФНС, участие в электронных торгах).

Какую подпись использовать участники электронного документооборота решают самостоятельно.
При использование неквалифицированной подписи обязательно должно быть составлено соглашение по использованию электронной подписи, которое определит порядок проверки электронной подписи.
При подписании первичных документов квалификационной подписью — дополнительный предварительных соглашений не требуется.